Référent·e gestion administrative scolaire dans l’enseignement secondaire

Le Département Instruction publique de la Ville de Bruxelles est à la recherche d’un·e Référent·e gestion administrative scolaire dans l’enseignement secondaire.

Employeur :

Avec environ 5500 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise. Également 2ème Pouvoir Organisateur de la Communauté française, la Ville de Bruxelles régit plus de 114 établissements scolaires et parascolaires, dont un important réseau de bibliothèques francophones. Elle offre de ce fait de nombreuses possibilités de carrière ainsi que de nombreux avantages.

Missions du poste :

Sous la supervision de l’inspection pédagogique de l’enseignement secondaire, le·la référent·e accompagne et soutient les équipes des établissements d'enseignement secondaire francophone dans la gestion administrative des dossiers informatiques des élèves et des enseignants. Cette personne de référence pour les établissements scolaires assure le relais entre l’inspection, la section RH et le terrain.   

Il·elle travaille au sein d’une équipe de 4 personnes sous la supervision de l’inspecteur de l’enseignement secondaire FR et travaille en collaboration étroite avec les RH IP et la référente à la gestion scolaire de l’enseignement fondamental. Il·elle a des contacts fréquents avec la FWB, I-City et Scolares.

Description des tâches principales :

  • Conseiller/assister les équipes administratives dans l’utilisation de l’application de gestion scolaire (ProEco), soutien lors des transferts par webservices. Mettre à disposition des procédures. Conseiller la hiérarchie et les membres de l'UO RH IP sur des questions techniques et administratives (décrets, circulaires, applications, etc.). Assister l’Inspection lors de la création de nouvelles écoles, d’appels aux subventionsConseiller/assister les équipes administratives dans l’utilisation de l’application de gestion scolaire (ProEco), soutien lors des transferts par webservices. Mettre à disposition des procédures. Conseiller la hiérarchie et les membres de l'UO RH IP sur des questions techniques et administratives (décrets, circulaires, applications, etc.). Assister l’Inspection lors de la création de nouvelles écoles, d’appels aux subventions ;
  • Contrôler le comptage des élèves, les grilles horaires, la taille des classes, le NTTP, les normes de maintien et le dossier Cadre d’emploi du secondaire ;
  • Gérer les demandes d’accès aux applications CERBERE, transférer les dossiers population élèves et encadrement, veiller à la maintenance de l’application ProEco, …
  • Tester les applications de gestion administrative (ProEco, et applications de la plateforme CERBERE), échanger avec Scolares et/ou la FWB en vue de les améliorer ;
  • Informer les équipes administratives des établissements d’enseignement secondaire sur les volets administratifs et informatiques relatifs à la gestion scolaire ;
  • Rédiger des notes explicatives à l’attention des équipes administratives, vulgariser des contenus à caractère légal, rédiger des synthèses à la demande de l’Inspection ;
  • Animer des formations à destination des secrétaires de direction et des éducateurs de l’enseignement secondaire, … aide fonctionnelle auprès des utilisateurs de l’application EDT ;
  • Participer en tant que technicien.ne aux réunions du Conseil de Zone dans le cadre des programmations ;
  • Être le relais entre les établissements, le PO, I-City, Scolares et éventuellement la FWB en ce qui concerne l’application ProEco et les applications de la plateforme CERBERE ;
  • Développer son expertise en lien les applications et les décrets/circulaires FWB ;
  • Communiquer les informations pertinentes à la hiérarchie sur l'état d'avancement des activités et projets ;
  • En relais des secrétariats d’école, encoder et gérer les données en lien avec les élèves, enseignants,... dans l’application ProEco ;
  • Faire des extractions de données comme des tableaux Excel pour des statistiques, des rapports, …

Compétences comportementales :

  • Analyser 
  • Structurer son travail 
  • S’adapter
  • S’affirmer
  • Coacher

Compétences techniques : 

  1. Aptitudes techniques :
  • Techniques de secrétariat
  • Outils de planification et de suivi
  • Formation
  1. Règles et procédures :
  • Procédures, directives, règles de déontologie
  • Réglementation/législation relative à l’enseignement
  • Méthodes de classement et d’archivage
  • Règlement de travail
  • Statut du personnel
  1. Informatique : 
  • Office 365
  • ProEco
  • Plateforme CERBERE
  • Trait texte, tableau, db, email, internet, teams
  1. Langues :
  • Français
  1. Techniques d'expression écrite :
  • Rédaction de rapports et notes
  • Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
  1. Techniques d'expression orale : 
  • S’exprimer clairement

Profil

  • Exercer la fonction d’assistant de direction dans les établissements de niveau secondaire ;

Les conditions de diplômes sont fixées par le décret du 14/03/2019 (art. 100)

Conditions pécuniaires et avantages

  • Détachement d'un an, renouvelable ;
  • Temps plein (37h30) ;
  • Congés scolaires liés au décret direction ;
  • Environnement de travail motivant au sein d'une équipe dynamique et passionnée et intégrant les NWOW (Brucity) ;
  • Le barème de l'agent versé par la CFWB sera maintenu ;
  • Avantages extra-légaux: remboursement à 100% de l’abonnement STIB et intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation ;
  • Prise en charge charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola) ;

Dépôt de candidature

Votre candidature doit être envoyée par mail, pour le 2/04/2024 (date butoir), à l’adresse électronique suivante :

 

Candidaturesipnonsub@brucity.education

 

Sous peine de non recevabilité, cette dernière doit impérativement comprendre votre CV, votre diplôme et votre lettre de motivation. De même, l’objet de votre mail doit débuter par la référence suivante : 

« B 37 : Référent gestion administrative scolaire dans l’enseignement secondaire », suivi par votre NOM Prénom

Une première sélection sera réalisée sur base du CV et de la lettre de motivation. 

Les candidats retenus seront conviés à des tests de sélection informatisés, et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

Les candidats n’ayant pas reçu de suite à leur candidature dans le mois suivant le dépôt de celle-ci peuvent considérer qu’elle n’a pas été retenue.

La Ville de Bruxelles poursuit sa politique de diversité, de non-discrimination et d’égalité des chances.