Le Département Instruction publique de la Ville de Bruxelles est à la recherche d’un·e Gestionnaire financier et logistique pour son réseau de bibliothèques francophones (H/F/X)
Employeur :
Avec environ 5200 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise. Également 2ème Pouvoir Organisateur de la Communauté française, la Ville de Bruxelles régit plus de 114 établissements scolaires et parascolaires, dont un important réseau de bibliothèques francophones. Elle offre de ce fait de nombreuses possibilités de carrière ainsi que de nombreux avantages.
Description du poste :
Missions du poste
En tant que gestionnaire financier et logistique du réseau des bibliothèques de la Ville de Bruxelles, vous assurez la performance, l'efficience et la qualité des services fournis par les bibliothèques. Sous la supervision de la direction, vous êtes chargé.e de la conception et du contrôle du budget, de la gestion des recettes et des dépenses, ainsi que de la comptabilité du réseau des bibliothèques . Vous visez constamment l'amélioration des procédures et l'optimisation des flux d'information.
Vous travaillez en étroite collaboration avec les membres du personnel des bibliothèques et les services financiers et logistiques du département de l’Instruction publique (IP). En tant que point de contact clé, vous collaborez avec diverses parties prenantes, y compris le public, les fournisseurs, et les institutions/associations à vocation culturelle, scolaire ou sociale.
Vous vous déplacez ponctuellement au sein des différents milieux en fonction des besoins du service.
Description des tâches
• Vous réalisez le monitoring budgétaire de l’ensemble du réseau des bibliothèques VBX (vous vérifiez le solde des engagements par article, vous assurez le suivi des recettes/subsides) et vous élaborez le budget prévisionnel (extra-)ordinaire annuel sous la supervision du directeur des bibliothèques.
• Vous êtes responsable de la caisse débours, vous procédez au paiement des dépenses sur les articles budgétaires, vous encodez les données et vous gérez les dépenses et les factures.
• Vous contrôlez les données, documents, travaux.
• Vous contrôlez la mise à jour et la conformité des données traitées (ex. prévisions budgétaires) par rapport à la comptabilité budgétaire (codification, NLC, normes, ...) et la faisabilité (soldes disponibles, budgétisation des projets, ...). Vous vous assurez de la gestion des factures et du suivi des dépenses par budget. Vous vous assurez du contrôle de la gestion des commandes.
• Vous conduisez des projets pour moderniser les outils comptables, optimaliser le système de commande, optimaliser le flux de communication et d’information.
• Vous émettez des avis et des recommandations à la demande de la hiérarchie. Vous proposez des pistes d’amélioration des performances, des procédures et des services du réseau des bibliothèques.
• Vous rédigez des rapports pour le Collège, des communications (notes, mails), des prescriptions techniques de cahiers de charges, des courriers relatifs aux dossiers en cours, des procès-verbaux, et le rapport annuel.
• Vous organisez et conduisez des réunions internes (régulièrement et selon les besoins) et externes sur les dossiers (avec le département IP, ...).
• Vous communiquez les informations pertinentes (fiches projet, tableaux de bord, bilans, ...) au directeur des bibliothèques et au chef de département afin de rendre compte de l'état d'avancement dans la réalisation des objectifs.
Conditions d’admission et expérience
• Vous êtes titulaire d’un bachelier à orientation financière ; Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Communauté française est obligatoire (https://equisup.cfwb.be/index.php?id=7336).
• Vous disposez d’une expérience dans le domaine des bibliothèques publiques, ce qui est un atout ;
• Une expérience dans l’administration est un plus ;
• Vous montrez un intérêt particulier pour le service public ;
Votre profil :
• Vous êtes créatif et innovant dans la gestion des services de bibliothèque ;
• Vous êtes organisé et structuré dans votre travail quotidien ;
• Vous avez une excellente communication en français, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Vous aimez travailler avec des chiffres, avez un excellent esprit critique et d’analyse ;
• Vous aimez le travail autonome, êtes proactif.ve et avez des facilités à vous adapter à votre environnement ;
• Vous avez de solides compétences en outils Excel, Word, et logiciels comptables.
Dans votre fonction, vous serez également amené.e à connaitre / respecter :
• Les procédures, directives, règles de déontologie de la Ville de Bruxelles ;
• La législation sur la vie privée / GDPR ;
• Les règlementations et législations en vigueur au sein du service.
Conditions pécuniaires et avantages
• Contrat à durée déterminée d’un an avec la possibilité d’une reconduction en CDI ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Minimum 35,5 jours de congé/an ;
• Un environnement de travail stimulant au sein d'une équipe dynamique et passionnée, offrant un accompagnement favorisant le développement professionnel.
• Salaire de niveau bachelier : barème B1 applicable en fonction de l’ancienneté – Montant brut indexé de minimum 2878,47 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne : https://simulateurdesalaire.bruxelles.be/
• Divers avantages complémentaires : nombreuses possibilités de formation, exonération du ticket modérateur dans les hôpitaux du réseau IRIS sur le territoire de la Ville de Bruxelles, prise en charge de l’abonnement Mobib à 100%, réduction de l’abonnement SNCB-TEC-DE LIJN, chèques-repas, réduction de prix pour les entrées aux centres culturels et sportifs agréés.
Dépôt de candidature
Votre candidature doit être envoyée par mail, avant le 15/01/2025 (date butoir), à l’adresse électronique suivante :
Candidaturesipnonsub@brucity.education
Sous peine de non-recevabilité, cette dernière doit impérativement comprendre votre CV, votre diplôme et votre lettre de motivation. De même, l’objet de votre mail doit débuter par la référence suivante :
« B 09 : Gestionnaire financier et logistique, suivi par votre NOM Prénom ».
Une première sélection sera réalisée sur base du CV et de la lettre de motivation. Les candidats retenus seront conviés à réaliser, dans un premier temps, des tests psychotechniques et, dans un second temps, à participer à entretien avec un comité de sélection portant sur l’expérience professionnelle, les résultats des tests et l’adéquation du profil au descriptif de fonction.
Les candidats n’ayant pas reçu de suite à leur candidature dans le mois suivant le dépôt de celle-ci peuvent considérer qu’elle n’a pas été retenue.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le contenu de la fonction auprès de Madame LABORDE (Muriel.Laborde@brucity.education | 02/279.63.39).
La Ville de Bruxelles poursuit sa politique de diversité, de non-discrimination et d’égalité des chances.