Assistant·e de direction pour l’inspection de l’enseignement fondamental

Employeur 

Avec environ 5850 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise. Également 2ème Pouvoir Organisateur de la Communauté française, la Ville de Bruxelles régit plus de 120 établissements scolaires et parascolaires, dont un important réseau de bibliothèques francophones. Elle offre de ce fait de nombreuses possibilités de carrière ainsi que de nombreux avantages.

Description du poste 

Missions

Sous la supervision de l’inspection pédagogique de l’enseignement fondamental (maternel, primaire, fondamental et spécialisé), l’assistant.e de direction assure un soutien administratif et logistique permanant en matière de gestion du temps, de gestion des relations avec les tiers, de préparation et de suivi des dossiers . Il.Elle assure aussi un rôle stratégique dans la coordination et le suivi des projets liés à l’inspection. Il.Elle veille à optimiser le fonctionnement des différentes institutions, en préparant les dossiers complexes et en assurant un suivi rigoureux des initiatives en collaboration avec l'inspectrice et l’inspecteur adjoint.

Dans ce cadre, il.elle travaille en collaboration avec les services administratifs, les directions des établissements (péri-)scolaires. Par ailleurs, il.elle est en contact  régulier avec les autres départements de la Ville de Bruxelles, avec des prestataires de service ou fournisseurs ainsi qu’avec les pouvoirs subsidiants (Ministère de la Communauté française, de la Région de Bruxelles-Capitale) et un grand nombre de partenaires extérieurs.

L’assistant.e de direction travaille dans un espace partagé et est amené.e à se déplacer quotidiennement au sein des 44 établissements scolaires  de la Ville de Bruxelles.

Activités principales

• Suivre les projets/activités : Assurer la mise en œuvre et le suivi des projets liés à l’inspection et aux initiatives stratégiques du département (zéro déchet, « J’aime lire dès la maternelle », etc.). Suivre les plans de formation des institutions concernées.
• Analyser les données : Analyser les besoins. Collecter et analyser les données nécessaires aux projets pédagogiques ou organisationnels (statistiques, tableaux de bord, indicateurs de performance).
• Sensibiliser/accompagner : Sensibiliser, former et accompagner les chefs d’établissements pour répondre à des appels à projets permettant notamment d’obtenir un subside ou dans la mise en place de projets au sein d’institutions scolaires.
• Accueillir, informer : Être un point de contact privilégié pour les parties prenantes, fournir des informations claires, gérer les demandes. Faciliter les interactions entre les différents intervenants : équipes internes, établissements scolaires/parascolaires, partenaires externes.
• Rédiger des documents : Rédiger des notes de synthèse, courriers, procès-verbaux de réunions, projets de délibérations soumis aux autorités communales (cahiers des charges, commandes, conventions entre les écoles et des tiers, engagement des dépenses, etc.).
• Concevoir/organiser des expositions/événements : Concevoir et organiser des événements professionnels (ex : formations, séminaires) en lien avec les projets, ainsi que des activités internes telles que des teambuildings ou inaugurations.
• Organiser l’agenda/planning : Organiser et gérer l’agenda de l’inspection, planifier les réunions, établir des plannings, coordonner les activités transversales et suivre les échéances. Assurer la logistique et le support administratif pour les groupes de travail et les comités de pilotage.
• Élaborer des rapports/supports de présentation : Créer et actualiser des tableaux de bord, graphiques, présentations et autres supports visuels pour appuyer les projets et leur suivi.
• Offrir un support logistique : Effectuer des tâches administratives connexes (mailings, archivage, classement, suivi des commandes).
• Développer des outils, processus et procédures : Contribuer à la conception et la mise en œuvre des différents objectifs et outils en matière d’amélioration, centralisation et harmonisation de processus et communication au sein des institutions.
• Rapporter à la hiérarchie : Communiquer les informations pertinentes à l’inspection. Produire des rapports d’avancement pour les projets en cours

Compétences comportementales

• Analyser
• S’autodévelopper
• Structurer son travail
• S’adapter
• Construire un réseau
• Faire preuve de créativité
• Développer une vision
• Coopérer
• Travailler orienté solutions

Compétences techniques

1. Aptitudes techniques :

• Techniques de communication
• Animation/conduite de réunion
• Outils de planification et de suivi
• Gestion de projets

2. Règles et procédures : 

• Procédures et directives, déontologie
• Législations et réglementations du service
• Connaissance de l’organisation communale et règlement de travail
• Marchés publics
• Budget communal
• Réglementation subsides

3. Informatique : 

• Suite MS Office 365, en particulier Planner, Sharepoint, Word et Excel

4. Langues :

• Français
• Néerlandais (est un plus)

5. Techniques d'expression écrite :

• rédaction de rapports et notes
• règles d’orthographe, syntaxe et grammaire

6. Techniques d'expression orale :

• Prise de parole en public 
• Techniques de présentation

Profil 

• Bachelier, idéalement avec une orientation en assistanat de direction, complété par une formation en gestion de projets ou en suivi administratif.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Communauté française est obligatoire (  https://equisup.cfwb.be/index.php?id=7336 ). 

• Disposer d’une expérience utile dans le milieu de l’enseignement est un réel atout.
• Fortes qualités sociales, excellente communication et sens de la concertation.
• Aimer travailler de manière autonome mais au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
• Diplomatie, clarté, précision, rigueur, enthousiasme, créativité et patience sont les qualités requises.

Conditions pécuniaires et avantages 

• Contrat à durée déterminée d’un an à partir de janvier/février 2025 avec la possibilité d’une reconduction en CDI ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Minimum 35,5 jours de congé/an ;
• Environnement de travail très motivant au sein d’une équipe dynamique et passionnée, offrant un accompagnement promouvant le développement professionnel ;
• Salaire de niveau bachelier : barème B1 applicable en fonction de l’ancienneté – Montant brut indexé de minimum 2878,47 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de  calcul de salaire en ligne
• Divers avantages complémentaires : nombreuses possibilités de formation, exonération du ticket modérateur dans les hôpitaux du réseau IRIS sur le territoire de la Ville de Bruxelles, prise en charge de l’abonnement Mobib à 100%, réduction de l’abonnement SNCB-TEC-DE LIJN, chèques-repas, réduction de prix pour les entrées aux centres culturels et sportifs agréés.

Lieu de travail 

L’assistant.e de direction travaillera au sein du bâtiment Brucity (Rue des Halles 4, 1000, Bruxelles), ainsi que dans des espaces de travail flexibles mis à disposition dans les établissements. Possibilité de télétravailler structurellement.

Dépôt de candidature 

Votre candidature doit être envoyée par mail, pour le 19/01/2024 (date butoir), à l’adresse électronique suivante :

Candidaturesipnonsub@brucity.education

Sous peine de non-recevabilité, la candidature doit impérativement 

• comprendre votre CV, 
• comprendre une copie de votre diplôme de bachelier,
• comprendre votre lettre de motivation,

• avoir pour objet la référence suivante :

  « B 27 : Assistant.e de direction enseignement fondamental NOM Prénom »

Les candidats retenus seront informé à la fin de la date butoir et seront conviés à un test de rédaction, puis à des tests de sélection informatisés, et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

Les candidats n’ayant pas reçu de suite à leur candidature dans le mois suivant le dépôt de celle-ci peuvent considérer qu’elle n’a pas été retenue.

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que l’intégration au sein de l’administration.