Assistant·e de direction

Employeur :

Avec environ 5850 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise. Également 2ème Pouvoir Organisateur de la Communauté française, la Ville de Bruxelles régit plus de 120 établissements scolaires et parascolaires, dont un important réseau de bibliothèques francophones. Elle offre de ce fait de nombreuses possibilités de carrière ainsi que de nombreux avantages.

Missions du poste :

Sous la supervision de la directrice des ressources humaines de l’Instruction publique, l’assistant×e de direction apporte une aide permanente en matière de gestion du temps, de gestion des relations avec les tiers, de préparation et de suivi des dossiers. Il×elle contribue à l'organisation optimale du fonctionnement des activités de la direction.

A ce titre, il×elle travaille en collaboration avec les UO du dép. IP, l'inspection pédagogique et les établissements IP. Il.elle est en contact avec le département RH, les organisations syndicales, les autorités communales, les membres du personnel, les visiteurs, etc..

Par son travail, il.elle contribue au bon fonctionnement et à l'image de marque de l'Instruction publique.

L’environnement de travail, partagé avec une équipe dynamique de 40 personnes selon les principes du flex desk, offre un cadre stimulant et moderne au sein du tout nouveau bâtiment Brucity.

Description des tâches principales

• Tenir à jour l'agenda de la DRH (rdv, activités) et coordonner le planning de la section RH (réunions avec les équipes, les responsables, copaloc, ...). Organiser des activités transversales (mise à jour des procédures RH, coordination du personnel en renfort, logistique des formations, évènements festifs, teambuildings, … );
• Suivre les projets spécifiques de la direction et les missions transversales ;
• Accueillir les collègues du département, membres du personnel, visiteurs externes, … ;
• Assurer le suivi des dossiers spécifiques (facturations, règlement de travail, ...)
• Rédiger des notes, courriers, pv de réunions, projets de délibérations soumises aux autorités communales, etc.
• Préparer des salles, faire des mailings, photocopies, commandes, assurer le suivi dans la gestion du bâtiment
• Élaborer des statistiques, tableaux, graphiques et supports de présentation
• Communiquer les informations essentielles à la directrice des ressources humaines IP

Compétences comportementales : 

1.  Sens de l'organisation, bonne gestion du stress et des deadlines parfois serrées ;

2.  Bonne compétence analytique ;

3. Très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse.

Compétences techniques : 

Aptitudes techniques :

• Accueil au téléphone et face-à-face
• Techniques de secrétariat
• Outils de planification et de suivi
• Gestion de projets
• Organisation d’évènements

Règles et procédures :

• Procédures, directives, règles de déontologie
• Règlement de travail
• Méthodes de classement et d’archivage

Informatique : 

• Powerpoint
• Workflow
• Office 365

Langues :

• Français
• Néerlandais est un plus

Techniques d'expression écrite : 

• Rédaction des rapports et notes 
• Rédaction de comptes rendus et pv

Techniques d'expression orale : 

• S’exprimer clairement

Profil

• Être porteur d’un diplôme de niveau bachelier généraliste ou d’assistant de direction

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique )

• Vous disposez d’une expérience en gestion administrative, coordination;
• Vous montrez un intérêt particulier pour le service public et les ressources humaines; 
• Une expérience dans l’administration est un plus ;

Conditions pécuniaires et avantages

• Contrat à durée déterminée d’un an avec la possibilité d’une reconduction en CDI si l’expérience est positive ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Minimum 35,5 jours de congé/an ;
• Environnement de travail motivant au sein d’une équipe dynamique et passionnée et intégrant les NWOW (Brucity) ;
• Salaire de niveau bachelier : barème B1 applicable en fonction de l’ancienneté – Montant brut indexé de minimum 2878,47 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne :  https://simulateurdesalaire.bruxelles.be/
• Avantages extra-légaux : chèques-repas, remboursement à 100% de l’abonnement mobib et intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo);
• La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola) ;
• Possibilité de télétravailler structurellement.

Dépôt de candidature

Votre candidature doit être envoyée par mail, pour le 01/12/2024 (date butoir), à l’adresse électronique suivante :

Candidaturesipnonsub@brucity.education

Sous peine de non recevabilité, cette dernière doit impérativement comprendre votre CV, votre diplôme et votre lettre de motivation. De même, l’objet de votre mail doit débuter par la référence suivante : 

« B 24 : Assistant.e de direction RH IP », suivi par votre NOM Prénom

Une première sélection sera réalisée sur base du CV et de la lettre de motivation. 

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la procédure de sélection ou le contenu de la fonction auprès de Madame Sophie Deprez, DRH :  sophie.deprez@brucity.education

Les candidats retenus seront conviés à un test de rédaction, puis à des tests de sélection informatisés, et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

Les candidats n’ayant pas reçu de suite à leur candidature dans le mois suivant le dépôt de celle-ci peuvent considérer qu’elle n’a pas été retenue.

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que l’intégration au sein de l’administration.